En el caso concreto de procedimientos (*) poco reglados, nos manifestamos en contra en contra de la utilización de motores de workflow aplicados a la gestión de expedientes administrativos.
Los principales inconvenientes del enfoque al workflow, según nuestra experiencia, son los siguientes:
Se pierde la visión de conjunto del expediente (esto es muy importante en expedientes complejos).
Convierte al tramitador en un autómata en lugar de un miembro cualificado de un equipo de trabajo.
Resulta inflexible frente a cambios normativos (porque el enfoque al workflow habitualmente requiere definiciones de grano fino) e incidencias cotidianas (por ejemplo bajas o rotaciones de personal).
Es dificil detectar errores si se rompe la cadena de tramitación.
Proponemos un enfoque centrado en el expediente, no en el flujo de la tramitación. Este es un matiz sutil pero importante. La tramitación implica, obviamente, un flujo o conjunto ordenado de pasos, pero este flujo solo determina quien, como y cuando accede al expediente (que es “tangible” desde el inicio del trámite como lo es la carpeta del expediente tradicional en papel), en lugar de generar una serie de tareas encadenadas como hacen los motores de workflow.
¿Como plasmar este enfoque en la práctica? Ya hemos desarrollado e implantado con éxito un gestor de expedientes desde esta perspectiva, pero es tema para otro momento.
(*)NOTA: Diferencia entre “procedimiento administrativo” y “expediente administrativo”. Este último no es otra cosa que el conjunto de documentos en que se materializa el primero y que debe cumplir una serie de condiciones y requisitos para garantizar los derechos de los ciudadanos.
